TÉRMINOS DE REFERENCIA PARA LA AUDITORÍA ANUAL DEL CONVENIO DE COOPERACION ENTRE CORPORACIÓN TRANSPARNCIA POR COLOMBIA Y LA EMBAJADA DE SUECIA

Introducción

La Corporación Transparencia por Colombia -TpC-, capítulo nacional de Transparency International, nace en 1998 como respuesta de la sociedad civil colombiana a un escenario político complejo, por la incidencia de la corrupción en la institucionalidad pública y en el debilitamiento de la democracia. Desde entonces, TpC ha liderado desde la sociedad civil la lucha contra la corrupción y por la transparencia, en lo público y en lo privado, para promover una ciudadanía activa, fortalecer las instituciones y consolidar nuestra democracia. Somos el Capítulo Nacional de Transparencia Internacional -TI-, el movimiento que lidera en el mundo la lucha contra la corrupción con capítulos en más de 100 países.

Propósito de la convocatoria:

Transparencia por Colombia, en lo sucesivo denominado «Socio de Cooperación», desea contratar los servicios de una firma de auditoría con el fin de auditar el Proyecto “Hacia un ejercicio del poder más transparente y responsable”, según lo estipulado en el acuerdo suscrito entre el socio de cooperación y Asdi (Sida en inglés). La auditoría se llevará a cabo de conformidad con las normas internacionales de auditoría, NIA (ISA por sus siglas en inglés) emitidas por el IAASB[1]. Además, se realizará un encargo según Normas Internacionales de Servicios Relacionados 4400, NISR (ISRS por sus siglas en inglés). La auditoría y el encargo adicional serán realizados por un auditor externo, independiente y cualificado. Es importante que la firma auditora cuente con experiencia demostrada en la revisión de información y manejo de procesos en ambos idiomas, español e inglés.

I. Objetivos y alcance de la auditoría

El objetivo es auditar el informe financiero del período comprendido entre el 01 de enero de 2022 al 31 de diciembre de 2022 presentado a Asdi y expresar una opinión de auditoría de acuerdo con la NIA, aplicando la NIA 800/NIA 805, sobre si el informe financiero del proyecto “Hacia un ejercicio del poder más transparente y responsable”, está de acuerdo con los registros contables del Socio de Cooperación y los requisitos de Asdi para la presentación de informes financieros según lo estipulado en el acuerdo, incluyendo los anexos entre Asdi y el Socio de Cooperación (Acuerdo).

II. Asignación adicional de acuerdo con los procedimientos acordados NISR 4400; revisar las siguientes áreas de acuerdo con los Términos de referencia

Procedimientos obligatorios que deben incluirse:

  1. Observar si el informe financiero está estructurado de manera que permita una comparación directa con el último presupuesto aprobado[2].
  2. Observar e inspeccionar si el estado financiero proporciona información sobre:

a. Resultado financiero por línea presupuestaria (tanto ingresos como costos) para el período del informe y columnas para la información acumulada con respecto a períodos anteriores bajo el acuerdo actual.

Cuando corresponda, compare si el saldo inicial de la cuenta[3] para el período del informe coincide con lo que se presentó como saldo de cierre de la cuenta en el período del informe anterior.

b. Una presentación de las ganancias/pérdidas cambiarias. Indagar y confirmar si la presentación incluye toda la cadena de cambio de moneda desde el desembolso de Asdi hasta el manejo del proyecto/programa dentro de la organización en moneda(s) local(es), si corresponde.

c. Notas explicativas (como, por ejemplo, los principios contables aplicados para los estados financieros).

d. Monto de los fondos que se han reenvidado a terceros socios implementadores, cuando corresponda (en inglés “forwarding of funds”).

3. a) Indagar e inspeccionar con qué frecuencia los costos salariales durante el período del informe se cargan al proyecto/programa.

Elija una muestra de tres individuos para tres meses diferentes y:

b. Indagar e inspeccionar si existe documentación soporte[4] de los costos salariales debitados.

c. Indagar e inspeccionar si el tiempo real trabajado está documentado y verificado por un gerente. Indagar e inspeccionar con qué frecuencia se realizan las conciliaciones entre el tiempo debitado y el tiempo trabajado real.

d. Inspeccionar si el Socio de Cooperación cumple con la legislación fiscal aplicable en materia de impuestos sobre la renta de las personas naturales (PAYE) [5] y aportes de seguridad social.

  1. a) Inspeccionar y confirmar que el saldo de fondos no gastados (según el informe financiero) al final del año fiscal está en línea con la información suministrada en el sistema de contabilidad y/o cuenta bancaria.
  2. b) Aplicable al último año: Inspeccionar y confirmar el saldo de fondos no gastados (incluidas las ganancias cambiarias e intereses generados) en el informe financiero y confirme el monto que se reembolsará a Asdi.

Seguimiento de los fondos que se reenvían a terceros socios implementadores

Procedimientos obligatorios que deben incluirse si el Socio de Cooperación reenvía fondos a terceros socios implementadores:

Elija una muestra de un mínimo del 80% del total de los fondos desembolsados, así como del 100 % del número de terceros socios implementadores o un máximo de 10.

2.1 Inspeccionar y confirmar si el Socio de Cooperación ha suscrito acuerdos con los terceros socios implementadores seleccionados.

2.2 Inspeccionar y confirmar si el Socio de Cooperación, en todos los acuerdos celebrados con los terceros socios implementadores, incluyó el requisito de realizar auditorías anuales. El requisito deberá especificar que estas auditorías se llevarán a cabo con la aplicación de la NIA (Informe de acuerdo con la NIA 800/805) y se debe incluir un encargo separado de acuerdo con la NISR 4400 para el apoyo a proyectos/programas. Si se celebran acuerdos relacionados con el apoyo institucional (en inglés “core support”) del tercero socio implementador, la auditoría se realizará de acuerdo con la NIA 700 o las normas nacionales de auditoría.

2.3 Inspeccionar y confirmar si el Socio de Cooperación ha recibido informes financieros e informes de los auditores de todos los terceros socios implementadores incluidos en la muestra seleccionada:

a. Inspeccionar y confirmar si el Socio de Cooperación ha verificado si los informes de los terceros socios implementadores están en línea con los requisitos del Acuerdo.

b. Inspeccionar y confirmar si el Socio de Cooperación ha documentado su evaluación de los informes financieros presentados y los informes de los auditores, incluidas las respuestas de la gerencia y los planes de acción de los terceros socios implementadores.

c. Inspeccionar y confirmar si el Socio de Cooperación ha documentado sus acciones de seguimiento con base en la información proporcionada en los informes financieros y los informes del auditor de los terceros socios implementadores.

d. Inspeccionar y confirmar si el Socio de Cooperación ha informado observaciones sustanciales[6] de los informes de auditoría de los terceros socios implementadores seleccionados en su comunicación con Asdi. Enumere las observaciones[7] de los informes de auditoría de los terceros socios implementadores que han sido parte de esta muestra.

III. El informe

El informe debe estar firmado por el auditor responsable (no solo de la firma de auditoría[8]) y debe incluir el cargo del auditor responsable.

Informes de la asignación de NIA:

El informe del auditor deberá incluir el informe de un auditor independiente de acuerdo con el formato de la norma NIA 800/805 y la opinión del auditor deberá expresarse claramente. El informe financiero que ha sido objeto de la auditoría se adjuntará al informe de auditoría.

El informe también deberá incluir una Carta de Gerencia que revele todos los hallazgos de la auditoría, así como las debilidades identificadas durante el proceso de auditoría. El auditor deberá realizar recomendaciones para abordar los hallazgos y debilidades identificados. Las recomendaciones se presentarán en orden de prioridad y con una clasificación de riesgo (bajo, medio o alto).

Las medidas tomadas por el Socio de Cooperación para abordar las debilidades identificadas en auditorías anteriores también se presentarán en la Carta de Gerencia. Si la auditoría anterior no tuvo ningún hallazgo o debilidad que deba ser objeto de seguimiento, se debe revelar una aclaración de esto en el informe de auditoría.

Si el auditor evalúa que no se han identificado hallazgos o debilidades durante la auditoría que darían lugar a una Carta de Gerencia, se debe incluir una explicación de esta evaluación en el informe de auditoría.

Informes de la asignación NISR 4400:

La asignación adicional según procedimientos acordados NISR 4400 en la sección II, se informará por separado en un “Informe de procedimientos acordados”. Los procedimientos realizados deben describirse y los hallazgos deben informarse de acuerdo con los requisitos de la Norma Internacional sobre Servicios Relacionados 4400

Cuando corresponda, el tamaño de la muestra se indicará en el informe.

Plazos de presentación del informe de auditoría

El auditor deberá tener en cuenta el siguiente plazo para informar a Transparencia por Colombia los resultados del informe financiero:

Período de auditoría: 1 de enero al 31 de diciembre de 2022. El informe deberá ser presentado a Transparencia por Colombia a más tardar el 31 de marzo de 2023.

Presupuesto asignado para realizar el proceso de auditoría:

El presupuesto máximo para la auditoria del período de auditoría comprendido entre el 01 de enero al 31 de diciembre de 2022 es de COP $19.950.000

Proceso de selección

El plazo máximo de presentación de propuestas y documentos requeridos es el 12 de enero de 2023 a las 11:59 pm., al correo electrónico convocatorias@transparenciacolombia.org.co, con la referencia “Auditoría 2022 Proyecto Poder Transparente y Responsable”.

Los requerimientos a la propuesta económica constan de:

Adicional a la propuesta de auditoría, se deben adjuntar los siguientes documentos:

  1. Dos (2) referencias comerciales,
  2. RUT
  3. Copia de cédula del representante legal
  4. Certificado de cámara de comercio
  5. Certificación cuenta bancaria
  6. Últimos estados financieros auditados
  7. Certificado de antecedentes disciplinarios emitido por la Junta Central de Contadores.
  8. Formato diligenciado de tratamiento de datos

El envío de la propuesta, los documentos requeridos y el formato de tratamiento de datos no implican la obligatoriedad de ser convocado. En el proceso de selección solamente se tendrán en cuenta las solicitudes recibidas hasta la fecha indicada y las empresas que cumplan con todos los requisitos establecidos en los términos de referencia.

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Referencias:

[1] El Consejo de Normas Internacionales de Auditoría y Aseguramiento (IAASB)Template decision no:2021-002235 Department: VERKSTOD/JUR Other:

Version no: 1.2  Date: 20211110  Other:

[2] El presupuesto se adjunta al acuerdo con Asdi como anexo y cualquier actualización, incluidos los planes y presupuestos anuales, debe estar respaldada por una aprobación por escrito de Asdi.

[3] I.e. fondos remanentes de desembolsos realizados durante el/los período/s del informe anterior

[4] Los costos salariales cargados deben verificarse mediante documentación de respaldo, como contratos de trabajo.

[5] Pay As You Earn

[6] Considerado sustancial por el Socio de Cooperación.

[7] Observaciones incluidas en Cartas de Gerencia , y en su caso, informes de auditoría calificados.