Auditoría anual a proyectos financiados por Asdi

Transparencia por Colombia, en lo sucesivo denominado «El socio de cooperación», desea contratar los servicios de una firma de auditoría con el fin de auditar el Proyecto “Hacia un ejercicio del poder más transparente y responsable” liderado por Transparencia por Colombia e implementado según lo establecido en el marco del Convenio No. 14095 firmado entre Transparencia por Colombia y la Agencia Sueca de Cooperación Internacional para el Desarrollo -ASDI-.

La auditoría se llevará a cabo de acuerdo con las normas internacionales de auditoría (NIA) emitidas por IAASB ¹. Además, deberá adelantarse acorde a los procedimientos establecidos en la Norma Internacional sobre Servicios Relacionados (ISRS 4400, por sus siglas en inglés) y realizada por un auditor externo, independiente y calificado. Es importante que la firma auditora cuente  con experiencia demostrada en la revisión de información y manejo de procesos en ambos idiomas, español e inglés.

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¹The International Auditing and Assurance Standards Board (IAASB)

I.    Alcance y objetivos de la auditoría

El objetivo es auditar los informes financieros del proyecto “Hacia un ejercicio del poder más transparente y responsable” para los siguientes períodos: 1 agosto a 31 de diciembre de 2021 y 1 de enero a 31 de diciembre de 2022, a ser presentados a ASDI, y expresar un concepto de auditoría de acuerdo con la norma ISA 800/ ISA 805, con el fin de determinar si los informes están acorde con los requisitos solicitados por ASDI para la presentación de éstos, según lo contemplado en el acuerdo marco, incluido el apéndice entre ASDI y el Socio de Cooperación.

II.   Disposición adicional: de acuerdo con los procedimientos establecidos en la Norma Internacional sobre Servicios Relacionados (NISR 4400, ISRS por sus siglas en inglés), revise las siguientes áreas de acuerdo con los términos a continuación: 

Disposiciones obligatorias que deben ser incluidas:

1. Observar si el informe financiero está estructurado de manera que permita una comparación directa con el último presupuesto aprobado²
2. Observar e inspeccionar si el informe financiero proporciona información sobre:

²The budget is attached to the agreement with Sida as an annex and any updates should be supported by a written approval by Sida.

a. Resultado financiero por línea presupuestaria (tanto ingresos como costos) para el período del informe y columnas para la información acumulada con respecto a períodos anteriores bajo el acuerdo actual.
b. Cuando corresponda, compare si el saldo inicial,[1] para el período del informe, coincide con lo que se indicó como saldo de cierre en el período del informe anterior.
c. Información de ganancias / pérdidas cambiarias. Pregunte y confirme si la información incluye toda la cadena de cambio de moneda desde el desembolso de ASDI hasta todo el proceso de gestión del proyecto dentro de la organización en moneda local, si corresponde.
d. Notas explicativas (como, por ejemplo, principios contables aplicados al informe financiero).
e.Monto de fondos que se ha enviado a los socios implementadores, cuando corresponda.

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[1] I.e. funds remaining from disbursements made during previous reporting period/s

3. a. Investigar e inspeccionar con qué frecuencia los costos salariales durante el período del informe se cargan al proyecto.

Elija una muestra de tres personas durante tres meses diferentes para:

b. Investigar e inspeccionar si existe documentación de respaldo[1] para los costos salariales debitados.

c. Investigar e inspeccionar si el tiempo real trabajado está documentado y verificado por un director/coordinador. Pregunte e inspeccione con qué frecuencia se realizan las conciliaciones entre el tiempo debitado y el tiempo real de trabajo.

d. Verificar si el Socio de Cooperación cumple con la legislación fiscal aplicable en materia de Impuesto sobre la Renta de las Personas Naturales (PAYE)² y cuotas de seguridad social.

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(2)Pay As You Earn
[1] Debited salary costs should be verified by supporting documentation such as employment contracts.

4. Inspeccionar y confirmar si el socio de cooperación ha implementado el Plan de Acción con fecha 9 de julio de 2021 siguiendo las recomendaciones de la revisión y evaluación de control interno de BDO de junio de 2021, puntos: 3.3.1 Adopción/actualización de una escala salarial formal y la formulación de una base para la asignación de costos salariales; 3.4 Recomendar a la entidad que diseñe e implemente una política de gestión de riesgos, incluyendo una matriz para la evaluación y seguimiento de riesgos. La revisión incluye confirmar si el socio de cooperación ha comenzado, está en progreso o ha implementado los puntos de acción como se describe en la respuesta de gestión del socio de cooperación que se envió a ASDI.

5. a) Inspeccionar y confirmar que los saldos no ejecutados (según el informe financiero) al final del año financiero estén en línea con la información proporcionada en el sistema contable y/o cuenta bancaria.

b) Aplicable solo el último año: Inspeccione el saldo no ejecutado (incluidas las ganancias cambiarias) en el informe financiero y confirme la cantidad que se reembolsará a ASDI.

Seguimiento a fondos o subvenciones que se canalizan a organizaciones aliadas en la implementación del proyecto

Asignaciones obligatorias que deben incluirse si el Socio de Cooperación envía fondos a Socios Implementadores:

Elija una muestra de mínimo del 80% del total de los fondos desembolsados, así como el 100% del número de Socios Implementadores o un máximo de 10.

2.1 Inspeccionar y confirmar si el socio de cooperación ha firmado acuerdos con los Socios Implementadores seleccionados.

2.2 Inspeccionar y confirmar si el socio de cooperación, en todos los acuerdos celebrados con Socios Implementadores con un valor igual o superior a 500.000  SEK (Coronas Suecas), ha incluido el requisito de realizar auditorías anuales. El requisito debe especificar que estas auditorías se llevarán a cabo con la aplicación de la norma ISA (presentación de informes de acuerdo con ISA 800/805) y se debe incluir una asignación separada que esté de acuerdo a lo requerido por ISRS 4400.

2.3 Inspeccione las formas de control del socio de cooperación hacia subvenciones a Socios Implementadores que reciban menos de 500.000 Coronas Suecas durante el período total del acuerdo. Obtenga una lista de todos los Socios Implementadores involucrados. Inspeccionar y confirmar si se ha realizado un seguimiento de estos de acuerdo con los procesos financieros de la organización.

2.4 Investigar e inspeccionar si el socio de cooperación ha recibido informes financieros y reportes de auditores de todos los Socios Implementadores incluidos en la muestra seleccionada

a) Investigar e inspeccionar si el socio de cooperación ha verificado si los informes de los Socios Implementadores cumplen con los requisitos del Acuerdo.

b) Investigar e inspeccionar si el socio de cooperación ha documentado su evaluación de los informes financieros presentados y los informes de los auditores, incluidas las respuestas de la dirección y los planes de acción de los Socios Implementadores seleccionados.

c) Investigar e inspeccionar si el socio de cooperación ha documentado sus acciones de seguimiento con base en la información proporcionada en los informes financieros y el informe del auditor de los socios seleccionados.

d) Investigar e inspeccionar si el socio de cooperación ha informado a ASDI sobre observaciones sustanciales[1] de los informes de auditoría de Socios Implementadores seleccionados. Enumere las observaciones[2] de los informes de auditoría de Socios Implementadores que hayan formado parte de la muestra.

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[1] Deemed substantial by the Cooperation partner.
[2] Observations included in Management Letters and if applicable, qualified audit reports.

III.  Sobre el Informe   

El informe debe estar firmado por el auditor responsable (no solo la firma de auditoría[1]) y debe incluir el nombre y título del mismo.

Informes de la asignación de ISA

El informe deberá incluir un reporte del auditor independiente de acuerdo con el formato de la norma ISA 800/805 y la opinión del auditor deberá expresarse claramente. El informe financiero que ha sido auditado deberá adjuntarse al informe general de la auditoría.

El informe también debe contemplar una carta de gerencia que revele todos los hallazgos de la auditoría, así como las debilidades identificadas durante el proceso.

El auditor deberá hacer recomendaciones para gestionar los hallazgos y debilidades identificados, estas recomendaciones serán presentadas por orden de prioridad y con una clasificación de riesgo.

Las medidas adoptadas por el socio de cooperación para abordar las deficiencias identificadas en auditorías anteriores también se presentarán en la carta de gerencia. Si la auditoría anterior no tuvo hallazgos o debilidades de las que realizar un seguimiento, se debe realizar una aclaración al respecto en el informe de auditoría.

Si el auditor evalúa que no se han identificado hallazgos o debilidades durante la auditoría que resulten en una carta a la gerencia, se debe incluir una explicación de esta evaluación en el informe de auditoría.

Informes de la asignación ISRS 4400

La asignación adicional de acuerdo con los procedimientos acordados ISRS 4400 en la sección II, se informará por separado en un “Informe de procedimientos acordados”. Se deben describir los procedimientos realizados y los hallazgos se deben informar de acuerdo con los requisitos de la Norma Internacional sobre Servicios Relacionados 4400.

Cuando corresponda, el tamaño de la muestra se indicará en el informe.

Plazos de presentación del informe de auditoría

El auditor deberá tener en cuenta los siguientes plazos para informar a Transparencia por Colombia los resultados de los dos informes financieros:

Primer período de auditoría: del 1 de agosto al 31 de diciembre de 2021. El informe deberá enviarse a Transparencia por Colombia a más tardar el 31 de marzo de 2022.

Segundo período de auditoría: 1 de enero al 31 de diciembre de 2022. El informe deberá ser presentado a Transparencia por Colombia a más tardar el 31 de marzo de 2023.

Presupuesto asignado para realizar el proceso de auditoría:

Primer período de auditoría: del 1 de agosto al 31 de diciembre de 2021 – COP $8.312.500

Segundo período de auditoría: 1 de enero al 31 de diciembre de 2022 – COP $19.950.000

Proceso de selección

El plazo máximo de presentación de propuestas y documentos requeridos es el 17 de enero de 2022 11:59 pm., al correo electrónico convocatorias@transparenciacolombia.org.co, con la referencia “Auditoría Proyecto Poder Transparente y Responsable”.

Los requerimientos a la propuesta económica constan de: 2 referencias comerciales, RUT, copia de cédula del representante legal, certificado de cámara de comercio, certificación cuenta bancaria, últimos estados financieros auditados y certificado de antecedentes disciplinarios emitido por la Junta Central de Contadores.

El envío de la propuesta, los documentos requeridos y el formato de tratamiento de datos no implican la obligatoriedad de ser convocado. En el proceso de selección solamente se tendrán en cuenta las solicitudes recibidas hasta la fecha indicada y las empresas que cumplan con todos los requisitos establecidos en los términos de referencia.

Sida’s Standard Terms of Reference for Annual Audit of Project/Programme Support including ISRS 4400

Introduction

Transparencia por Colombia, hereafter referred to as the “Cooperation partner” wishes to engage the services of an audit firm for the purpose of auditing the project “Towards a more responsible and transparent excersie of power”, as stipulated in the agreement between the Cooperation partner and Sida. The audit shall be carried out in accordance with international audit standards (ISA) issued by IAASB[1]. In addition, an assignment according to International Standards on Related Services (ISRS) 4400 shall be carried out. The audit and the additional assignment shall be carried out by an external, independent and qualified auditor. The audit firm must have demonstrated experience in reviewing information and managing processes in both languages, English and Spanish.

I.    Objectives and scope of the audit

The objective is to audit the financial report for the period 1 August to 31 December 2021, and the financial report for the period 1 January to 31 December 2022, as submitted to Sida and to express an audit opinion according to ISA, applying ISA 800/ISA 805, on whether the financial report of the project “Towards a more responsible and transparent exercise of power” is in accordance with the Cooperation partner´s accounting records and Sida’s requirements for financial reporting as stipulated in the agreement including appendices between Sida and Cooperation partner (Agreement).

II.   Additional assignment; according to agreed upon procedures ISRS 4400, review the following areas in accordance with the Terms of Reference below

Mandatory procedures that must be included:

1. Observe whether the financial report is structured in a way that allows for direct comparison with the latest approved budget[2].
2. Observe and inspect whether the financial report provides information regarding:

a. Financial outcome per budget line (both incomes and costs) for the reporting period and columns for cumulative information regarding earlier periods under current agreement.
b. When applicable, compare if the opening fund balance[3] for the reporting period matches with what was stated as closing fund balance in the previous reporting period.
c. A disclosure of exchange gains/losses. Inquire and confirm whether the disclosure includes the entire chain of currency exchange from Sida’s disbursement to the handling of the project/programme within the organisation in local currency/ies, if applicable.
d. Explanatory notes (such as, for instance, accounting principles applied for the financial report).
e.Amount of funds that has been forwarded to implementing partners, when applicable.

3. a) Inquire and inspect with what frequency salary costs during the reporting period are debited to the project/programme.

Choose a sample of three individuals for three different months and:

b) Inquire and inspect whether there are supporting documentation[4] for debited salary costs.

c) Inquire and inspect whether actual time worked is documented and verified by a manager. Inquire and inspect within which frequency reconciliations between debited time and actual worked time is performed.

d) Inspect whether the Cooperation partner comply with applicable tax legislation with regard to personal income taxes (PAYE)[5] and social security fees.

4. Inspect and confirm whether the cooperation partner has implemented the Action Plan dated 9 July 2021 following recommendations from the assessment of internal control review by BDO dated June 2021: 3.3.1 Adoption of formal salary scale and the formulation of a basis for allocation of salary costs to project; 3.4 Recommend the entity to design and implement a risk management policy, including a matrix for the evaluation and monitoring of risks. The examination includes confirming whether the cooperation partner has started, is in progress or has implemented the action points as described in cooperation partner’s management response that has been submitted to Sida.

5. a) Inspect and confirm that the unspent fund balance (according to the financial report) at the end of the financial year is in line with information provided in the accounting system and/or bank account.

b) Applicable only the final year: Inspect and confirm the unspent fund balance (including exchange gains) in the financial report and confirm the amount that shall be repaid to Sida.

Follow up of funds that are channelled to implementing partners

Mandatory assignments that must be included if the Cooperation partner forward funds to implementing partners (IP’s):

Choose a sample of a minimum of 80 % of the total of disbursed funds as well as 100 % of the number of IP’s or a maximum of 10 IP’s.

2.1 Inspect and confirm whether the Cooperation partner has signed agreements with the selected IP’s.

2.2 Inspect and confirm whether the Cooperation partner, in all agreements entered into with IP’s with agreement value of SEK 500 000 and above, has included the requirement to carry out annual audits. The requirement shall specify that these audits shall be carried out with application of ISA (reporting according to ISA 800/805) and a separate assignment according to ISRS 4400 should be included for project/programme support.

2.3 Inspect the Cooperation Partner’s forms of control for grants to IP’s receiving lower than SEK 500.000 for the total agreement period. Obtain a list of all IP’s that are affected. Inspect and confirm whether the selected IP´s have been followed-up in accordance with the organisation’s financial follow-up routines.

2.4 Inquire and inspect whether the Cooperation partner has received financial reports and reportings from auditors from all IP’s included in the selected sample:

a)

a) Inquire and inspect whether the Cooperation partner has verified if reports from IP’s are in line with the requirements in the Agreement.

b) Inquire and inspect whether the Cooperation partner has documented its assessment of the submitted financial reports and reporting from auditors including management responses and action plans from selected IP’s.

c) Inquire and inspect whether the Cooperation partner has documented its follow-up actions based on the information provided in the financial reports and the reporting from the auditor of the selected IP’s.

d) Inquire and inspect whether the Cooperation partner has reported substantial observations[6] from selected IP’s audit reports in its communication with Sida. List observations[7] from IP’s audit reports which have been part of this sample.

III.  The reporting

The reporting shall be signed by the responsible auditor (not just the audit firm[8]) and shall include the title of the responsible auditor.

Reporting from the ISA assignment

The reporting from the auditor shall include an independent auditor’s report in accordance with the format in standard ISA 800/805 and the auditor’s opinion shall be clearly stated.  The financial report that has been the subject of the audit shall be attached to the audit report.

The reporting shall also include a Management letter that discloses all audit findings, as well as weaknesses identified during the audit process. The auditor shall make recommendations to address the identified findings and weaknesses. The recommendations shall be presented in priority order and with a risk classification.

Measures taken by the Cooperation partner to address weaknesses identified in previous audits shall also be presented in the Management Letter. If the previous audit did not have any findings or weaknesses to be followed-up on, a clarification of this must be disclosed in the audit reporting.

If the auditor assesses that no findings or weaknesses have been identified during the audit that would result in a Management Letter, an explanation of this assessment must be disclosed in the audit reporting.

Reporting from the ISRS 4400 assignment

The additional assignment according to agreed upon procedures ISRS 4400 under section II, shall be reported separately in an “Agreed-upon procedures report”. Performed procedures should be described and the findings should be reported in accordance with the requirements in the International Standard on Related Services 4400.

When applicable, the sample size shall be stated in the report.

Deadlines for submission

The auditor shall take into account the following deadlines for reporting to Transparencia por Colombia the results of the two financial reports:

First period to audit: 1 August to 31 December 2021. The report shall be submitted to Transparencia por Colombia by 31st March, 2022.

Second period to audit: 1 January to 31 December 2022. The report shall be submitted to Transparencia por Colombia by 31st March, 2023.

Budget to carry out the audit process

First period to audit: 1 August to 31 December 2021 – COP $8.312.500

Second period to audit: 1 January to 31 December 2022 – COP $19.950.000

How to Apply

Deadline for Application: January 17, 2022 11:59 pm.

Interested firms should send their proposals and required documents to email: convocatorias@transparenciacolombia.org.co indicating “Auditoría Proyecto Poder Transparente y Responsable” in the email subject line.

Required audit documents: 2 commercial references, RUT (Single Tax Registration), Legal representative ID (copy), Chamber of commerce certificate, bank account certificate, Latest audited financial statements and disciplinary record certificate by the Central Board of Accountants.

All proposals will become part of the requester’s files without obligation.

Sending the proposal, the required documents and the data processing format do not imply the obligation to be summoned. Only applications received up to the indicated date and companies that meet all the requirements established in the terms of reference will be taken into account.